报告厅管理规定

发布时间:2015-03-11 05:21:16

图书馆学术报告厅(以下简称:报告厅)是学校重要的学术交流活动场所。为加强报告厅管理,保证报告厅正常使用,根据相关管理规定,结合我校实际情况,特制定本管理办法。
一、管理权限
1、图书馆馆长负责报告厅的使用审批。
2、图书馆技术部负责报告厅音响、灯光等设备的使用管理及技术维护。
3、图书馆办公室负责报告厅场地布置与使用管理。
二、使用范围

报告厅主要用于学校学术报告(会议)、有校内外专家或校领导参加的会议、报告,或者经校领导批准的全校性活动等。
三、申请程序
1、凡申请借用报告厅的单位,应严格按要求填写使用申请表。经申请方所在单位领导签字确认并加盖公章。
2、借用单位必须提前一周提出使用申请。经图书馆馆长批准后,持申请表到馆办公室安排使用报告厅。
3、一般情况下,报告厅的使用按申请时间的先后顺序进行安排,已经审批的各类活动如与学校临时安排的重要活动冲突,则服从学校统筹安排。
4、图书馆受理申请后,将按时间和要求提供会场和相关服务。各单位若在办理使用手续后需要变更或取消使用计划的,须在预约使用日期前一天通知图书馆办公室。
四、使用注意事项
1、借用单位需严格遵守报告厅使用管理规定,并服从和配合报告厅管理员的管理。
2、为了保证安全,参加会议人员不得超过198人。
3、借用单位要爱护报告厅内公共设施,除活动正常需要的会标或横幅外,未经图书馆管理人员同意,不得在报告厅内外随意张贴或悬挂各种海报、横幅、标语、广告等。不得使用双面胶、胶带、图钉、钉书针、钉子等对墙面和地面有污损或破坏的物品。报告厅内外公共设施若因使用不当造成损坏,必须做出相应赔偿。
4、借用单位对活动安全和活动内容负责,自行安排会务及相关工作,要注意报告厅内外环境卫生。
5、报告厅开放时间:9:00—16:00(寒、暑假及国家法定假日,原则上不开放)。
6、各单位提前布置会场的需在办理手续时说明,但不得占用其他正常使用时间。
活动开始前30分钟报告厅开门,同时开放音响及其他设备。
7、报告厅灯光、音响、话筒、投影机和屏幕等设备由图书馆安排专人操作,其他人员不得擅自操作。否则,造成设备损坏,须做出相应赔偿。
8、借用单位要明确责任人,并安排专人负责安全工作,如防火、人员引导、道路畅通、秩序维护等。
9、参加会议的师生必须从门禁通道刷卡入馆。非本馆读者需由借用单位相关人员带队统一入馆。
10、学术报告厅及图书馆内禁止吸烟,禁止携带食物及饮料。
11、借用单位不得举办茶歇。
12、为保持图书馆内安静的学习环境,参加会议人员不能在馆内大声喧哗。
13、活动结束后,借用单位负责报告厅设施归位,并进行卫生清扫,经使用负责人与管理人员共同检查,确认无设备损坏、安全隐患及环境卫生等情况后,方可离开。
14、各单位借用报告厅须严格遵守以上管理规定,在使用过程中如发现有不遵守报告厅管理规定的情况,图书馆将酌情暂停其借用权。
 

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